外貿(mào)跟單流程-ESG跨境

外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程10多個(gè)步驟，所以外貿(mào)業(yè)務(wù)在外貿(mào)跟單過程中，要做到以下幾點(diǎn)，分別是“認(rèn)真”和“多走一步”、在服務(wù)上“多走一步”、細(xì)節(jié)決定成敗，下面例舉一下詳細(xì)的外貿(mào)跟單流程。

1.明確“認(rèn)真”的必要性。今天的工作是明天的結(jié)果，前幾個(gè)月的工作會(huì)帶來現(xiàn)在的訂單。公司收到的每一封客戶詢價(jià)都是公司大量廣告宣傳投資的結(jié)果，不認(rèn)真跟進(jìn)客戶是對(duì)公司資源的浪費(fèi)。2.全面熟悉公司產(chǎn)品，報(bào)價(jià)，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗(yàn)貨，出貨流程。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。3.每一天上班時(shí)明確當(dāng)天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。4.在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復(fù)（完全無商務(wù)信函的格式）。5.在收到客戶信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時(shí)，發(fā)快遞“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時(shí)間。即保證溝通的雙向性。6.最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品(最多三次)。與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會(huì)很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對(duì)產(chǎn)品的充分了解會(huì)幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。7.樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。8.給客戶的承諾必須全力來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時(shí)，向直屬上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級(jí)溝通處理結(jié)果的原因。9.了解訂單生產(chǎn)排程，定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。10.公司只有“我們”，沒有他們?？蛻籼岢龅乃袉栴}就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動(dòng)去解決了，會(huì)發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶會(huì)是最忠誠的客戶。11.必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進(jìn)過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時(shí)可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機(jī);客戶的快遞帳號(hào)的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許；對(duì)產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。在服務(wù)上“多走一步”——1.宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。2.做到十一個(gè)“主動(dòng)”，主動(dòng)介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動(dòng)（定期）與客戶保持聯(lián)系，主動(dòng)索取客戶快遞帳號(hào)，主動(dòng)提供快遞單號(hào)，主動(dòng)提供樣品產(chǎn)品圖片，主動(dòng)索取及確認(rèn)外箱嘜頭，主動(dòng)提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，主動(dòng)約定驗(yàn)貨時(shí)間，主動(dòng)提供驗(yàn)貨報(bào)告，主動(dòng)要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋,主動(dòng)向客戶推薦公司新產(chǎn)品?！爸鲃?dòng)”表現(xiàn)在行動(dòng)比客戶早。3.從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。在與每一個(gè)客戶溝通過程中，維護(hù)公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發(fā)。4.完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應(yīng)記錄。組成互愛互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。5.在公司這個(gè)大的團(tuán)體中，個(gè)人力量不可能改變公司的狀況，團(tuán)隊(duì)力量才是無限的。細(xì)節(jié)決定成敗——這個(gè)產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個(gè)產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價(jià)格只有您企業(yè)可以做到嗎？肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)每個(gè)企業(yè)是不同的，處理問題的方式每個(gè)企業(yè)也是不同的。注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。

外貿(mào)跟單精細(xì)流程詳解

一、接單：確認(rèn)價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、最遲交貨日期、產(chǎn)品用途、發(fā)貨港口、轉(zhuǎn)港口、目的港口、信用證路線及單據(jù)代理公司信息。二、審證：信用證與合同是否存在不符點(diǎn)，包括金額、貨描、裝箱信息、港口信息、客戶公司信息、開證行信譽(yù)、所需單據(jù)、信用證有效期、有效地、分批裝運(yùn)，信用證號(hào)、開證日期。三、確認(rèn)價(jià)格：訂單價(jià)格及下單的人民幣價(jià)格，分清FOB價(jià)格，出廠含稅價(jià)格。四、明確下單工廠（包括其規(guī)模、生產(chǎn)能力、設(shè)備、主要品種、跟單員、生產(chǎn)廠長、總經(jīng)理）、大致出貨日期。五、下單與合同回傳：工廠合同制作（合同號(hào)碼（自制）、產(chǎn)品規(guī)格,級(jí)別,包裝（LOGO及嘜頭，字體大小、顏色、位置）,運(yùn)輸,價(jià)格,出貨日期,船期、截港日期、結(jié)算方式,質(zhì)量要求,質(zhì)量責(zé)任等描述）、出貨時(shí)間確定。六、制訂生產(chǎn)計(jì)劃給客戶（中英文）。如有變動(dòng)及時(shí)通知。七、生產(chǎn)進(jìn)度跟單：1.制訂生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及日生產(chǎn)進(jìn)度質(zhì)檢報(bào)告、進(jìn)度落實(shí)了解、非正常情況匯報(bào)、包裝完善。八、訂艙、商檢協(xié)調(diào)、運(yùn)輸方式及運(yùn)輸協(xié)調(diào)(集裝箱協(xié)調(diào),出貨通知發(fā)放)、出廠含稅價(jià)訂單,通知工廠代買育林基金。九、發(fā)貨通知、貨代信息、集裝箱車牌號(hào)及司機(jī)聯(lián)系信息、箱封號(hào)，鉛封號(hào)、拖貨時(shí)間確定、集裝箱到廠時(shí)間、離廠時(shí)間、到港確認(rèn)。十、填寫“SHIPPING DetaILS”及提單副本給客戶。

什么是外貿(mào)跟單

外貿(mào)跟單其實(shí)跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息及時(shí)地在兩者之間進(jìn)行反饋。當(dāng)中，外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。

外貿(mào)跟單員職責(zé)

⒈ 全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認(rèn)所掌握的所有資料之間制作工藝細(xì)節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對(duì)指示不明確的事項(xiàng)詳細(xì)反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時(shí)確認(rèn)。⒉ 務(wù)必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細(xì)并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）⒊ 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對(duì)工廠的優(yōu)/劣勢進(jìn)行充分評(píng)估，做到知根知底。⒋ 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對(duì)客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問題及時(shí)請(qǐng)示公司決定。⒌ 預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時(shí)處理問題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)以后的工作方式和細(xì)則進(jìn)一步完善方為根本之道。⒍ 訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對(duì)方溝通，將問題降到最低限度。跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。外貿(mào)跟單員的職責(zé)：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企 業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責(zé)：1、及時(shí)安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素：貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大 貨訂單格式，即貨號(hào)顏色數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報(bào) 外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。2、嚴(yán)格把握“核價(jià)單”，精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。一般情況下，核價(jià)單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易核價(jià)單”，一種是“進(jìn)料加工核價(jià) 單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后，業(yè)務(wù)員 應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一個(gè)XX皮康紙的金額為5元，一個(gè)XX里布的用量為1米，應(yīng)立即通知 計(jì)劃部，要求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單，客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤和銷售利潤率的計(jì)算方法的公式是否正確。利潤=美金賣價(jià)X匯率X0.96成本銷售利潤率=利潤÷（美金賣價(jià)X匯率）X100%美金賣價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚，由經(jīng)理決定如何操作。3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧?duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢問客戶是否有下訂單的可能。4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門?？蛻粝掠唵?后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客戶訂單的分析，圍繞“貨號(hào)原料顏色搭配做法”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核 對(duì)（必要時(shí)要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發(fā)，整個(gè)過程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用1小時(shí)解決，能1小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用2小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過程，最長不能超過48個(gè)小 時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內(nèi)沒有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立 即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對(duì)杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯(cuò)，也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。簡要的說,外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶,簽訂合同。外貿(mào)跟單員主要負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報(bào)驗(yàn)、報(bào)關(guān)、制單結(jié)匯、收匯核銷、退稅等。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機(jī)遇也多，工作壓力大，前途遠(yuǎn)大，對(duì)從業(yè)水平要求比較高，待遇比較好；外貿(mào)跟單員工作要求認(rèn)真仔細(xì)，有責(zé)任感，專業(yè)水平好，但工作壓力相對(duì)較小，挑戰(zhàn)性也差，前途一般，待遇不會(huì)有大的發(fā)展，但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)。
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